À l‘instar du secteur public, les entreprises privées seront bientôt elles aussi soumises à une obligation légale de dématérialisation de certains documents. En effet, la facturation électronique sera progressivement rendue obligatoire entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025 selon le profil d’entreprise. Une numérisation qui n’est pas sans impact sur l’échange de documents commerciaux.
Quels documents commerciaux devez-vous transmettre à vos clients ?
La relation commerciale est caractérisée par un certain nombre de flux entrants et sortants. Commandes clients, accusés de réception, bons de livraison, factures, avoirs, ordres de préparation de commande, comptes-rendus de livraison… constituent autant de documents commerciaux échangés entre les deux parties, parfois dans des temps très limités (au quotidien ou de façon hebdomadaire).
Si tous les secteurs sont concernés, dans le cas d’une activité logistique, ces flux peuvent alors s’évaluer parfois en milliers voire en millions de documents échangés.
De même, certains secteurs peuvent également nécessiter de renseigner des indications spécifiques sur les documents transmis tel que le numéro de lot, indispensable pour assurer la traçabilité alimentaire. Par conséquent, l’échange de documents commerciaux peut vite devenir complexe.
Comment échanger ces documents avec vos clients ?
Plusieurs options s’offrent à vous. La première, classique, consiste à envoyer les documents papier par fax ou par courrier. Une méthode chronophage et qui peut s’avérer très coûteuse dans le cas de l’envoi postal de volumes importants de documents. Sans compter les coûts liés à l’impression.
Dès lors, la dématérialisation des documents apporte une simplification certaine dans les processus à travers deux possibilités : l’échange de documents PDF ou l’échange de données informatisées (EDI). Dans le premier cas, les PDF peuvent être échangés par email ou déposés sur un serveur FTP. Dans le second cas, les échanges de fichiers sont effectués dans des formats normalisés.
Les échanges EDI se font en suivant la norme EDIFACT décrite par l’Organisation des Nations Unies (ONU), garantie d’interopérabilité mondiale.
Qu’est-ce que l’EDI ?
L’Échange de données informatisé s’effectue d’ordinateur à ordinateur et permet de transmettre vos documents commerciaux dans un format électronique standard. Chaque message envoyé possède sa propre structure.
Parmi les messages les plus importants transmis via le principe d’EDI :
- ORDERS : il s’agit des flux liés à l’émission et à la réception d’un ordre de commande.
- INSDES : ce message envoie l’ordre de préparation d’une nouvelle commande à l’opérateur logistique.
- DESADV : c’est l’un des plus importants. Il permet à la fois d’informer le client de l’expédition de sa marchandise et l’opérateur de l’approvisionnement de l’entrepôt.
- OSTRPT : donne une vue en temps réel sur le statut de la commande.
- INVOICE : utilisé pour envoyer la facture à votre client.
- RECADV : très utilisé également, il permet de confirmer au fabricant la bonne réception de la commande.
Quels avantages d’utiliser l’EDI ?
Certains secteurs comme la grande distribution imposent de procéder à des échanges de données informatisés. Or leurs fournisseurs, qui sont parfois de petites structures, ne savent pas toujours de quoi il s’agit, ni comment ils peuvent l’implémenter.
Le premier atout de l’EDI est d’automatiser les flux, réduisant ainsi les temps d’attente, et les risques d’erreur ou d’oubli. De plus, il permet également de contrôler que les documents ont bien été envoyés et de conserver une trace des échanges. Vous réduisez ainsi les pertes de temps mais surtout les impayés. La confirmation de réception de la commande par exemple permet de vous assurer que le processus a bel et bien été mené à terme et peut donc être facturé.
Autre bénéfice clé : les gains de temps générés tout au long de la chaîne commerciale. Désormais, fini les saisies manuelles particulièrement chronophages et sources d’erreurs humaines. L’étape de saisie de commande est particulièrement critique dans le cas de catalogues client qui intègre jusqu’à plusieurs millions de lignes par an.
Un gain de temps essentiel associé à une optimisation de vos coûts financiers, l’envoi par EDI coûtant quelques centimes là où un envoi par courrier postal représente plusieurs dizaines de centimes. En conséquence, l’EDI favoriser un calcul rapide et simplifié du ROI.
Comment un ERP SaaS répond-il à ces problématiques d’échanges de documents ?
Toutes les étapes de commande sont intégrées à l’ERP. Dès que le client a passé commande, celle-ci est alors automatiquement prête à être mise en production. L’ERP pousse à tendre vers l’automatisation des échanges des documents commerciaux : l’envoi des avis d’expédition, des bons de livraison et des factures en EDI est natif dans l’ERP.
Pour vous, c’est l’assurance que les bons documents ont bien été envoyés au bon moment et, en ce sens, de respecter les obligations légales de traçabilité et de conservation des échanges. De même, l’ensemble des utilisateurs disposent des mêmes informations et d’un suivi en temps réel de l’état de la commande.
En mode SaaS, vous aurez également la garantie de disposer automatiquement des dernières évolutions règlementaires (par exemple un changement de TVA). Enfin, la plupart des échanges EDI étant effectués par le biais de transactions web, le mode SaaS permet de rester dans des échanges web-to-web, réduisant ainsi les éventuels risques de rejet.
