Les outils de workflow, la gestion automatisée des actions, la digitalisation des processus métier… Ces applications de gestion sont dans l’air du temps puisqu’il faut être toujours plus compétitif, plus réactif face à son marché et aussi faciliter le management des équipes. Arrêtons-nous sur l’outil de workflow. Voici une définition pour mieux appréhender la gestion des processus métier BPM (1). Alors, qu’est-ce qu’un outil de workflow, à quoi peut-il servir, en quoi un logiciel workflow va aider l’organisation.
Qu’est-ce qu’un logiciel WORKFLOW ?
Un logiciel de gestion de workflow est un outil de travail collaboratif en entreprise. Il s’adresse aux PME et ETI. L’outil sert d’une part à organiser et à automatiser les tâches en interne et d’autre part à gérer les flux de travaux.
Il permet en outre de modéliser des processus métiers. Pour rappel, un processus métier est un ensemble de tâches et/ou d’étapes liées les unes aux autres qui permettent d’aboutir à un résultat final, un objectif fixé dans l’entreprise. C’est un outil de gestion qui facilite la transformation digitale de l’organisation.
Le logiciel workflow peut par exemple vous aider à :
- Créer un reporting d’activité de vos salariés en mode télétravail ;
- Créer des reporting d’activité sur un projet précis ;
- Organiser un ensemble d’activité sur l’une de vos équipes ;
Un outil de workflow est utilisable quel que soit votre département (commercial, production, logistique, RH, comptabilité, juridique…). Il est notamment très utile si votre activité intègre des interactions avec des sous-traitants, des clients et des fournisseurs.
Terminé les échanges de mails interminables, les fichiers Excel partagés, les courriels et les demandes groupées qui ne concernent finalement qu’une poignée de collaborateurs et fini le papier : avec un outil de workflow les documents sont dématérialisés, les décisions aussi.
Également bon à savoir : un logiciel de workflow est autonome vis-à-vis de votre S.I. De fait, vous pouvez acquérir un tel outil sans pour autant devoir le coupler à un ERP. Mais si vous voulez le coupler à votre ERP existant c’est évidemment possible avec une API ou un connecteur Et très simplement, il peut être couplé à une base de données et/ou un outil de BI.
Vous vous posez la question de savoir s’il y a des prérequis techniques à l’installation d’un logiciel workflow ? Non, un simple accès internet suffit. D’autant plus que les logiciels de type BMS (business management system) sont SaaS (c’est-à-dire accessibles via un navigateur web).
Quel est l’objectif d’un outil de workflow ?
L’objectif premier du logiciel workflow : standardiser et digitaliser les processus pour vous rendre plus efficace et assurer la gouvernance de l’entreprise.
L’idée avec un outil de workflow, c’est de prendre le contrôle d’un projet. Il offre une vision globale aux équipes. Également, il permet de visualiser à la fois l’aspect planification et l’aspect opération des actions à mener. Mais surtout il vous fait gagner du temps et entre dans un dispositif d’amélioration continue.
Un logiciel de gestion de workflow permet aux collaborateurs et aux managers de suivre le bon déroulement et la traçabilité des actions. Les demandes sont formalisées par des tickets.
Ainsi, les demandes collaborateurs tout comme les circuits de validations, nécessaires entre deux étapes, sont facilités avec l’application.
A qui s’adresse un logiciel workflow ?
Comme le logiciel workflow est un outil central : il agit comme un outil managérial. Un manager ou dirigeant peut notamment suivre les activités des différents services en instantanée. Il peut aussi modifier un planning ou agir directement sur une action d’un projet.
L’intérêt est d’avoir une meilleure vue des sujets en cours et des ressources disponibles. Les bénéfices sont d’ordre organisationnels, préventifs. Cela joue aussi sur la productivité et la bonne gestion des achats
Pourquoi s’équiper d’un outil de workflow ?
Un logiciel de workflow est un pas vers la digitalisation de vos actions et processus métiers. Dès lors que sont identifiés :
- Des tâches répétitives ;
- Des séries d’actions simples mais avec des besoins de validations à plusieurs niveaux ;
- Des tâches qui demandent de la rigueur ou de la précision d’exécution.
Alors, l’utilisation d’un outil de workflow prend tout son sens.
S’équiper d’un logiciel de workflow pour :
- Planifier et piloter ses processus métiers ;
- Accélérer les temps de traitement des actions en interne ;
- Pallier les dysfonctionnements (par exemple : de plateformes logistiques ou de production et même des réclamations clients) ;
- Profiter d’une vision en temps réel du déroulement des activités de l’entreprise.
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Pour aller plus loin sur les workflows de processus métiers et savoir quelles sont les éléments incontournables pour construire un workflow de processus métier efficace : téléchargez notre infographie.
- BPM : Le Business Process Management, ou Gestion des Processus Métiers, permet d’avoir une vue d’ensemble de processus métiers de l’organisation et de leurs interactions pour les optimiser et les automatiser autant que possible.
