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PME : intégrer l’EDI à ses processus, pourquoi et comment ?

PME : intégrer l’EDI à ses processus, pourquoi et comment ?
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L’EDI ou Échange de Données Informatisé est, pour rappel, le fait d’échanger de façon automatisée et informatisée des informations entre deux entités grâce à des messages standardisés. L’EDI est utilisé dans les relations commerciales de nombreuses entreprises. Ce processus présente de nombreuses vertus. L’EDI peut même s’avérer être un avantage compétitif non négligeable selon les secteurs.

Abordons donc dans le détail, l’intérêt d’une PME, et même d’une TPE, à intégrer l’EDI dans ses modes de fonctionnement et la manière de procéder. Suivez le guide !

Pourquoi passer à l’EDI ?

L’EDI est l’avenir des échanges commerciaux et administratifs de nos sociétés. De très nombreux documents transitent déjà par ce biais : commandes, avis d’expédition, factures, etc. En effet, cela permet de fortement gagner en productivité. Les services commerciaux, comptabilité ou ADV voient leur temps de traitement d’une transaction se réduire considérablement. Plus besoin d’envoyer par mail (ou même parfois par courrier) des documents qu’il faut au préalable générer en pdf, Avec l’EDI, un clic suffit.

Ceci équivaut aussi à la suppression d’une grande majorité du papier dans l’entreprise. La planète vous remerciera et votre portefeuille aussi… Car nous le savons, une imprimante peut revenir très cher ! De plus, les documents imprimés doivent être archivés, ce qui implique d’avoir un espace dédié. Avec l’EDI, c’est fini !

Autre avantage essentiel : les gains en matière de fiabilité des données. Grâce à l’EDI, vos salariés n’auront plus besoin de ressaisir les informations relatives à une commande fournisseur dans votre logiciel, tout est fait automatiquement. Conclusion ? Plus de ressaisies donc beaucoup moins d’erreurs. Encore une fois, c’est une économie de temps et d’argent.

Enfin, pour ne citer que ceux là, l’EDI améliore considérablement votre traçabilité. Tout passe par votre ERP et chaque étape correspondant à une transaction est enregistrée. Cela ne peut qu’accroître la bonne relation que vous entretenez avec vos partenaires commerciaux.

Mais alors comment faire pour intégrer l’EDI à votre PME/TPE me direz-vous ?

Comment intégrer l’EDI dans une PME ?

Intégrer l’EDI à son entreprise n’est pas très compliqué à partir du moment où certaines règles sont respectées.

Tout d’abord, vous devez être équipé d’un ERP qui soit en mesure de supporter ce canal de communication. En effet, tous les progiciels de gestion ne sont pas conçus pour intégrer l’EDI. Certains, comme B-APPLI, sont nativement paramétrés pour permettre les échanges de données informatisés, quand d’autres nécessitent des développements spécifiques coûteux et chronophages. Il est donc nécessaire que votre solution de gestion soit capable de gérer les données type code EAN ou code GLN, par exemple. Elle doit aussi pouvoir identifier les différents partenaires au sein d’une transaction commerciale au travers des fameux “commandé par”, “livré à”, “facturé à”, “payé à”, etc.

L’ERP de votre PME/TPE doit donc être capable de s’interfacer avec un partenaire EDI grâce à l’intégration d’un module spécifique. Cela vous permettra de recevoir les commandes directement dans votre carnet de commandes, en évitant les ressaisies et d’envoyer les messages standardisés inhérents à ce “langage” informatisé.

Dans le cas d’un progiciel de gestion conçu pour le possible déploiement de l’EDI, les temps de mise en œuvre sont courts. Évidemment, à la condition de faire appel à un éditeur/intégrateur compétent dans le domaine et ayant des partenariats solides avec des partenaires EDI. Si ces conditions sont réunies, comptez environ une journée de paramétrage par “message” (order, ADV, invoice, order response).

Pour le budget d’intégration de l’EDI, c’est extrêmement variable. Encore une fois cela dépend de l’ERP dont vous êtes équipés à la base. Quoiqu’il en soit, prévoyez des tarifs divisés en deux parties : les frais de mise en œuvre du prestataire EDI et des frais d’intégration par “message”. L’investissement que vous réaliserez pour le déploiement de l’EDI dans votre PME/TPE sera très vite rentabilisé aux vues des nombreux avantages.

Si vous n’êtes pas totalement convaincu ou simplement que vous souhaitez une étude de faisabilité d’intégration de l’EDI, n’hésitez pas à contacter B-APPLI !

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Baptiste Pillot

CTO / Directeur R&D / Co-fondateur B-APPLI Studio

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