Un ERP représente un investissement pour une PME. On peut se demander pourquoi environ 12% des projets ERP finissent par échouer. Le meilleur moyen de rater la mise en place de son progiciel de gestion intégré est de foncer tête baissée et de finir par faire partie des 21.1% des dirigeants qui se disent insatisfaits de leur outil (1).
Voici donc un panorama des pièges à éviter lorsqu’on veut mettre en place ou renouveler son ERP.
Tout ce qu’il faut éviter de faire en termes de ressources, de temps et de formation.
Piège n°1 : Décider seul le projet ERP
En tant que chef d’entreprise vous avez une vision claire et précise de votre organisation cependant :
- Vous êtes le pilote général de l’entreprise votre temps est déjà très optimisé alors choisissez un prestataire informatique avec soin, de préférence un éditeur-intégrateur (2) pour bénéficier d’un accompagnement sur mesure.
- Il convient également d’opter pour des porteurs de projet dans chaque service (commercial, logistique ou financier). En effet, la nécessité d’échanger avec les directions métiers est primordiale pour bien comprendre les attentes opérationnelles de chaque service concernant le futur logiciel de gestion.
- Il faut impliquer non seulement les managers mais aussi les équipes. Puisque les collaborateurs opérationnels sont ceux qui vont utiliser au quotidien l’outil de gestion, leurs attentes sont précises, utilisez-les.
Piège n°2 : sous-estimer le temps nécessaire du projet ERP
Pour que la mise en place ou le renouvellement de l’ERP soit un succès, il faut s’accorder du temps.
· Éviter de se retrouver sous pression pour choisir un prestataire ERP
Les entreprises réalisent souvent trop tard qu’il faut changer l’ERP. Bien sûr l’obsolescence du logiciel ou du serveur de stockage, ou bien des fonctionnalités manquantes sont des raisons inopinées qui poussent au changement. Mais ne confondons pas vitesse et précipitation, le coût des mises à jour ou l’inadéquation des besoins opérationnels avec l’ERP en place ne doivent pas vous acculer à prendre le premier prestataire de la liste ou le plus connu.
· Penser pouvoir régler le projet ERP en une fois
Le temps doit être l’allier des dirigeants et non un ennemi. L’ERP est à juste titre comparé à la colonne vertébrale du S.I. et de l’entreprise, il faut donc réfléchir et prendre son temps. Il convient de travailler étape par étape et de surtout tout écrire.
Le piège ici est d’avoir une vision à court terme du logiciel de gestion à installer. Le manque d’anticipation, de vision à long terme, a un impact sur les fonctionnalités futures à développer.
· Sauter des étapes cruciales de la mise en place de son progiciel de gestion (ERP)
Il est inutile de faire un simple copié-collé de l’existant vers le nouveau logiciel. Dans un premier temps il faut cartographier et inventorier l’existant. Effectivement, il convient de cadrer ses besoins métiers actuels et anticiper les futurs. Car évaluer ses besoins c’est aussi choisir la technologie (on-site ou en ligne) et le type d’ERP (généraliste, spécialisé, ERP modulaire etc…) les plus adaptés à votre métier.
Dans un second temps, l’étape capitale et obligatoire est l’établissement du cahier des charges de l’ERP. Celui-ci exprime vos besoins, il explique non seulement le contexte, les objectifs mais aussi les limites du projet. Il doit aussi contenir les interactions entre services tout en restant ergonomique pour les utilisateurs finaux.
· Ne pas imposer des livrables à son prestataire informatique
Il est primordial de fixer des dates butoirs à son projet ERP. Créer une timeline à suivre qui inclut la date de début, les dates de livraisons intermédiaires, dates de formations et date de recettage. Vous avez ainsi une vision claire du temps alloué au projet.
Piège n°3 : se passer de formation et d’accompagnement
Sans accompagnement, il est difficile de vérifier tous les aspects d’adaptabilité ou d’ergonomie d’un ERP. C’est pourquoi le regard extérieur d’un éditeur et intégrateur de logiciel de gestion est crucial. Il vous accompagne et vous propose des solutions de gestion qui correspondent à vos besoins.
· Ne pas maitriser la conduite du changement
La mise en place de l’ERP ne se fait pas en un claquement de doigts, ni pour le prestataire informatique ni pour les collaborateurs. Faire adhérer les parties prenantes au projet ERP passe par la communication : expliquer les raisons et les enjeux auxquels l’entreprise fait face, répondre aux questions, impliquer et prendre en compte le ressenti de ses équipes. Il faut préparer ces réunions et imaginer réaliser des retours d’avancement aux collaborateurs.
· Négliger la formation des collaborateurs sur le nouveau logiciel de gestion
L’ERP peut être performant mais il est indispensable de bien préparer et former les collaborateurs à l’outil. L’intégrateur et son chef de projet (le product owner) fournit une formation personnalisée. Il s’assure que les collaborateurs maitrisent le logiciel.
Et pour finir, un dernier piège à éviter lorsqu’on est dirigeant : avoir une vision à court terme du coût de l’ERP.
Il est nécessaire pour le dirigeant d’être conscient que l’ERP est un investissement à long terme mais qu’il sera financé par le ROI du projet.
Un ERP modulaire et évolutif comme B-ERP présente de nombreux avantages comme :
- Gérer tous les processus métiers de l’entreprise
- Limiter les coûts d’investissement
- S’adapter aux besoins de l’entreprise et accompagner sa croissance
Conclusion
Vous savez désormais qu’il est tout à fait possible de réussir son projet de mise en place d’un ERP. Et cela en résolvant ces points : objectifs mal définis, projets étudiés en surface, manque de communication, manque d’engagement, absence de pilotage projet ou peur du changement. Vous y arriverez en vous faisant accompagner de A à Z par des experts des systèmes ERP. Un éditeur et intégrateur d’applications de gestion modulaire saura vous guider sur le projet qui répond à vos besoins métier (ERP, CRM, Portail B2B ou outil de workflow).
(1) Source : Panorama Consulting Group
(2) Un éditeur de logiciel est une entreprise qui assure la conception, le développement et la commercialisation de produits logiciels. (source Wikipedia)
