Dématérialiser les documents, clé du succès ? L’échange dématérialisé de documents s’impose désormais comme une condition sine qua non à l’optimisation de la supply chain. 1,5 milliard de colis ont été expédiés en France en 2020[1]. Face à une demande en forte croissance, les entreprises doivent mettre l’accent sur l’efficacité de leur supply chain. Aujourd’hui, la digitalisation est un must-have pour rester compétitif (collecte d’information en masse et en temps réel). À l’heure des réseaux sociaux, 88 % des consommateurs n’hésitent pas à partager leurs expériences négatives[2] avec un revendeur, lui conférant ainsi une mauvaise e-réputation. Or difficile d’être performant en multipliant les échanges de documents papier. En réponse à une concurrence mondiale, et à des clients de plus en plus exigeants et volatiles, la qualité de bout en bout de la supply chain se place comme un facteur de différenciation majeur.
Les avantages de la dématérialisation des documents
Pourquoi dématérialiser ses documents ?
D’une part pour gagner en productivité. Accélérer et simplifier la gestion de production à toutes les étapes de la supply chain. La dématérialisation permet de fluidifier le passage d’étapes : depuis la génération du document d’origine, sa validation, son transfert et même son archivage.
Et puis d’autre part, dématérialiser pour rester compétitif sur un marché concurrentiel. En effet, la dématérialisation permet de gagner un temps précieux en traitant un volume conséquent en un minimum de temps.
3 avantages principaux à l’échange dématérialisé des documents
Les flux logistiques BtoB se claquent peu à peu sur les flux BtoC. Pour répondre aux exigences des clients, le partage d’informations s’avère primordial. Puisqu’il peut affecter de nombreuses variables : temps de livraison, erreurs de picking, surcoûts… la dématérialisation des documents rend les entreprises plus agiles.
Pour le client, cette fluidité dans les communications se matérialise par des délais de livraison plus courts. Un avantage concurrentiel majeur pour les Français qui font du montant (pour 73%) et du respect du temps de livraison pour 76% d’entre eux les critères les plus importants dans leurs achats en ligne[3]. Pour le vendeur, c’est le gage d’une meilleure maîtrise des coûts logistiques.
Au-delà des questions de logistique pure, la dématérialisation permet également de répondre à certaines obligations règlementaires. Des contraintes qui, à l’échelle internationale, peuvent s’avérer particulièrement complexes. Non seulement les législations concernant le transport de biens évoluent constamment, mais elles peuvent également fortement différer d’un pays à l’autre. La dématérialisation des documents garantit la fiabilité et l’intégrité des données échangées. Elle limite par conséquent les erreurs administratives et les éventuels points de blocage qui peuvent en découler. Un atout de taille pour conserver la valeur juridique des documents !
Enfin, le format numérique favorise une traçabilité optimale des documents comme des marchandises. Pour l’entreprise, connaître l’état des biens en transit permet d’anticiper l’étape suivante et d’ajuster en temps réel l’itinéraire prévu (dans le cas d’un événement climatique majeur ou de crise géopolitique par exemple). Pour le client final, le numérique offre la possibilité de suivre son colis en temps réel. Une option très appréciée !
Quel type de document dématérialiser ?
Pour toutes ces raisons, la dématérialisation des documents aide les systèmes d’information à améliorer la supply chain. Plusieurs documents peuvent alors être dématérialisés et ainsi contribuer à son optimisation de bout en bout.
Parmi eux, les échanges commerciaux – commandes clients, accusés de réception, bons de livraison, factures, avoirs, ordres de préparation de commande, comptes-rendus de livraison… – et liés au transport de marchandises. En effet, les acteurs du transport doivent traiter au quotidien des volumes très importants de documents papier : bons de commandes, bons d’enlèvement, bons de livraison, lettres d’instruction, confirmations d’affrètement… mais aussi, le cas échéant, tickets de pesée, lettres de voiture CMR, certificats vétérinaires, documents de douanes, etc.
Sans oublier les documents comptables tels que les devis et les factures émises par les fournisseurs et acteurs logistiques tout au long de la chaîne d’approvisionnement.
Comment dématérialiser l’ensemble de cette supply chain ?
En utilisant un ERP dans lequel toutes les étapes de commande sont intégrées et automatisées. Dès la commande passée, le bon de commande est automatiquement envoyé pour lancer la préparation de colis et ainsi faciliter toutes les étapes suivantes jusqu’à la livraison auprès du client final. Autre atout : l’ERP SaaS facilite les échanges de documents d’ordinateur-à-ordinateur dans un format électronique standard à travers un flux web continu. Toutes les étapes s’effectuent en ligne depuis un même outil centralisé, limitant ainsi le risque de rupture dans la chaîne d’approvisionnement.
[1] Arcep, octobre 2021
[2] Étude One size doesn’t fit all, réalisée par Oracle, 2019
[3] ÉtudeParcelLab
